Поступающие бумаги
Решите, в какое время будете разбирать почту и поступающие бумаги. Под рукой обязательно должны быть мусорная корзина, календарь, записная книжка, папки, записки-наклейки и фломастер. Теперь вы готовы к тому, чтобы научиться сокращать, контролировать и останавливать бумажный поток.
Для этого необходимо сделать шесть «шагов»:
Сразу выбрасывайте конверты. Если адрес может вам понадобиться, перепишите его в записную книжку или на записку-наклейку и прилепите ее к письму.
Встречи и собрания отмечайте в ежедневнике. Если в остальном бумага не представляет ценности, избавьтесь от нее.
Возьмите новую папку. Если нужно сохранить документ (вы в этом уверены?), но вы не можете сразу сообразить, в какую папку его подшить, возьмите новую, обязательно подпишите ее и уберите документ в нее.
Спланируйте. Если документ требует более солидного и конкретного ответа, кратко напишите себе на клеящейся бумажке, что вы собираетесь сказать по этому поводу или сделать, и наклейте ее на документ. Не стоит класть его в папку «Сделать позже» до тех пор, пока не выберете для этого время и не отметите его в ежедневнике.
Разберитесь с подписками на прессу. Возможно, вам приносят газету, которую вы никогда не читаете. Однако она в любом случае привлекает ваше внимание и отнимает какое-то время. Откажитесь от подписки на такие издания.
Что касается полезных и нужных изданий, то, как уже было сказано в предыдущей главе, необходимо приучить себя выбирать то, что может пригодиться, и избавляться от остального. Если какая-то статья привлекла ваше внимание, ее стоит вырезать (если газета или журнал ваши) или отксерокопировать (если они чужие). Остальное нужно как можно скорее выбросить или вернуть владельцу. То, что вы выбрали, положите в папку «Прочитать» и отметьте в ежедневнике, что у вас появилось кое-что интересное на тот случай, если придется долго ждать (например, в аэропорту или приемной).
Красные галки. Конечно, вовсе не обязательно делать их красными, но они обязательно должны быть цветными (для этого вам и понадобится маркер). Ставьте галочки на всем, что вы не можете спрятать в папку, отослать или выбросить в корзину.
Маркер (или обычный фломастер) должен всегда быть под рукой. Каждый раз, как вы берете в руки «бездомный» документ, ставьте на нем галочку, даже если просто хотите переложить его в другое место. Я прекрасно понимаю, что это занятие утомительное. Но зато вы получите четкую картину того, сколько времени отнимает у вас беспорядок.
Это заставит вас более серьезно отнестись к первым пяти «шагам». Кроме того, вы станете задумываться, прежде чем делать очередную копию, вырезать статью или сохранять повестку дня какого-либо заседания. Если же вы все-таки решите, что материал может пригодиться, то учитесь правильно распоряжаться им.
Поддерживать форму гораздо проще, чем вновь создавать ее. Учитесь отказываться от лишнего и следите за тем, чтобы беспорядок не отнимал у вас драгоценные минуты. В это сложно поверить, но порядок действительно экономит время и нервы.
Теперь Фрэнсис не проводит полдня в поисках нужной колбочки — как и конвертов, документов, статей и т.д., — потому что он не пожалел времени и сил и научился аккуратности. Он ежедневно по вечерам тратит по пятнадцать минут, чтобы навести в кабинете порядок и подготовить то, что ему может понадобиться завтра. Кроме того, сейчас к нему поступает гораздо меньше материалов, и это тоже экономит время и силы.
Как и раньше, в его офисе полно грязи, правда только той, которая ему нужна для работы.
Советы по планированию времени
Приучите себя каждый час по пять минут уделять наведению порядка и придерживайтесь этого правила до тех пор, пока в офисе не будет царить порядок.
Следите за бумажным потоком, как если бы сидели на диете, а бумага была едой. Откажитесь от ненужных изданий и следите за порядком на рабочем месте.
